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Hybrides Arbeiten – Clever gelöst am Beispiel des Rechenzentrums Volmarstein

Die RZV GmbH ist ein moderner IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Volmarstein bei Wetter an der Ruhr. Das Unternehmen beschäftigt 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unterhält Geschäftsstellen in Berlin und Bielefeld. Die RZV GmbH zählt seit ihrer Gründung 1968 zu den erfahrensten und beständigsten IT-Unternehmen im deutschen Gesundheitswesen. Heute schätzen 1.300 Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen, dem sozialen und öffentlichen Bereich das RZV als kompetenten Ansprechpartner im gesamten IT-Umfeld und gleichzeitig als Betreiber hochmoderner Rechenzentren.

Desk Sharing - Ein Modell der Zukunft

Als eines der führenden Unternehmen für komplexe Informationstechnologie weiß das Rechenzentrum Volmarstein wie wichtig es ist, schon heute die besten Lösungen für morgen zu schaffen.

„Mit Beginn der Pandemie wurden bei uns alle Mitarbeiter*innen, soweit es die Aufgaben zuließen, ins Homeoffice geschickt. Das stellte für uns kein größeres Problem dar, da alle Kolleginnen und Kollegen bereits für einen mobilen Einsatz ausgerüstet waren", meint Daniel Brauckmann von der RZV GmbH.

Denn die Verantwortlichen hatten sich schon vor der Pandemie mit dem Konzept „Desk Sharing" beschäftigt. Aufgrund des Unternehmenswachstums entstand ein höherer Platzbedarf.  Es musste eine flexible Lösung geschaffen werden, um die vorhandenen Arbeitsplätze im Büro mit Homeoffice-Arbeitsplätzen zu erweitern und trotzdem allen Mitarbeiter*innen gerecht zu werden.

Die richtige Balance zwischen Büro und Homeoffice

Mit dem System GoBright Work ist es einfach die Belegung der Arbeitsplätze im Unternehmen zu verwalten und somit die Balance zwischen Büro und Homeoffice zu ermöglichen:

  • Online Schreibtischauswahl
    Mitarbeiter*innen können einen Schreibtisch online oder per App buchen.
  • Sichtbare Belegung
    Sowohl über den GoBright Etagenplan als auch über die Farbe der Connect oder Glow Devices ist für jeden sofort ersichtlich, ob ein Schreibtisch frei oder bereits belegt ist.
  • Einfaches Desk Sharing
    Dank fortschrittlicher Schreibtischverwaltung kann ein Schreibtisch an einem Tag von mehreren Kollegen besetzt werden.

Mit der Online-Platzauswahl können Benutzer einen freien Schreibtisch jederzeit von überall buchen und sich so die lästige Arbeitsplatzsuche nach Ankunft im Büro sparen. Es ist sogar möglich, persönliche Sitz- und Stehhöhen einzuspeichern, sodass sich der Schreibtisch automatisch an die Präferenzen der Mitarbeiter*innen anpasst. Nicht nur für die Nutzer*innen, sondern auch für das Facility Management erleichtert GoBright Work die Arbeit. Dank der übergreifenden Plattform ist eine zentrale Planung und Verwaltung aller Arbeitsplätze zu jeder Zeit möglich.

„In der Fa. Steinkühler fanden wir schnell einen Partner für die Lieferung, Installation und für unsere Fragen.“

Daniel Brauckmann, RZV GmbH

Startschuss: Gemeinsame Planung und Projektierung

Über den Hersteller GoBright entstand der Kontakt zu Steinkühler: Unser Experten-Team konnte in mehreren Online Meetings alle offenen Fragen der RZV GmbH beantworten und gemeinsam die Rahmenbedingungen klären. Zusätzlich wurden weitere Details bzgl. der Cloud-Lösung von GoBright und der vom RZV geforderten IT-Sicherheit abgestimmt. Da es sich bei dem Unternehmen GoBright um ein Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden und Servern innerhalb der EU handelt, konnten alle Anforderungen des Datenschutzes ohne Weiteres erfüllt werden.

Die Bürolandschaft der RZV GmbH besteht überwiegend aus 3er Büros, mit einigen Ausnahmen größerer Büros. Für die Einhaltung von Abstands- und Hygieneregeln bietet die GoBright Desk Booking Lösung die Möglichkeit, Schreibtische für eine Belegung zu sperren, sodass diese nicht gebucht werden können. Außerdem kann durch den Hygienemodus die Reinigung gezielt unterstützt werden, bevor der Tisch zur weiteren Buchung wieder freigegeben wird.

Im nächsten Schritt des Projektes wurden in weiteren Online-Meetings das Design der Etagenpläne erstellt, sowie die Installation des Systems geplant.

Bei einem Besuch vor Ort wurde gemeinsam mit der RZV GmbH besprochen, an welcher Stelle des Schreibtisches das Connect Device angebracht werden soll und die entsprechenden Abstände bestimmt.

Der Weg zum modernen und flexiblen Arbeitsplatz

,,Bei der Montage wurden die jeweiligen Kabel sauber verlegt und mit der Linak Tischsteuerung verbunden, um die elektrische Höhenverstellung über den Connect zu ermöglichen. Da die Bohrungen für das Connect Device in die vorhandenen Schreibtische gesetzt werden sollten, haben wir mit einem speziellen Lochsenker sehr materialschonend gearbeitet, um Beschädigungen an den Tischen zu vermeiden.", so Daniel Kreimann, Vertriebsleiter der Steinkühler GmbH & Co. KG.

Seit Frühjahr 2021 können die Mitarbeiter*innen der RZV GmbH zwischen Homeoffice und Büro wählen und sich ihren Schreibtisch im Büro bequem von zu Hause aus zu buchen.

„Wir können unseren Mitarbeiter*innen jetzt einen noch moderneren Arbeitsplatz bieten, um je nach individuellem Wunsch, zwischen Homeoffice und Büro wählen zu können. Die Pandemie hat die Einführung bei uns nur beschleunigt. Wir haben die Zeit der Pandemie und die damit verbundene Homeoffice-Phase genutzt, um diese Lösung einzuführen", meint Daniel Brauckmann von der RZV GmbH.

Auch nach der Installation stand uns Steinkühler bei kleineren Problemen in der Anwendung zur Seite. Mittlerweile kommen die Kolleg*innen sehr gut mit dem System zurecht. GoBright Work bietet uns allen einen echten Mehrwert", meint Daniel Brauckmann von der RZV GmbH.

Nicht zuletzt sieht auch die Geschäftsführung der RZV GmbH viele Vorteile durch die neu geschaffenen Möglichkeiten. Aufgrund der Übersichten auf den Bildschirmen auf den jeweiligen Etagen oder im Web Browser ist für alle jederzeit nachvollziehbar, wer im Büro ist bzw. wer im Homeoffice erreichbar ist.

Mit dieser flexiblen Lösung präsentieren wir uns auch potentiellen Bewerber*innen gegenüber als moderner und flexibler Arbeitgeber und können auf dem schwierigen Arbeitsmarkt punkten. Wir würden jederzeit wieder so ein Projekt mit der Steinkühler GmbH & Co. KG planen und durchführen!

Daniel Brauckmann, RZV GmbH

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