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Die passende Videokonferenz-Technik für Ihre Räume

Sie möchten Ihre Besprechungsräume endlich mit effektiven Videokonferenzlösungen ausstatten?

Dann haben Sie mit Steinkühler den richtigen Umsetzungspartner an Ihrer Seite. Jedes Unternehmen verfügt über unterschiedlich große Konferenzräume. Daher benötigen Sie eine technische Ausstattung, die an die jeweiligen räumlichen Gegebenheiten angepasst ist.

Entdecken Sie in unserer Übersicht welche Lösung für Sie und Ihre Räumlichkeiten vor Ort am besten passt!

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Sie sind neu auf dem Gebiet der Videokonferenzen? Kein Problem - in unserem Videokonferenz ABC erklären wir Ihnen die wichtigsten Begriffe!

 

 „Huddle'' bezeichnet die Versammlung der Spieler kurz vor oder während eines Football-Spiels, bei der die Spieler die Köpfe zur Taktikbesprechung zusammenstecken.

Das Gleiche passiert im Huddle Room im Unternehmen: Die Mitarbeiter:innen treffen sich spontan, unbürokratisch, kurz und effektiv. Früher war es der kleine ungemütliche Besprechungsraum, heute ist der Huddle Room mit entsprechendem technischem Equipment ausgestattet, um spontane Videomeetings mit Kolleg:innen oder Geschäftspartner:innen abzuhalten.

Geeignet für: kleine Räume und abgetrennte Bürobereiche, spontane Meetings, schnellen Austausch und BYOD (bring your own device)

Meeting-Teilnehmer: 2-6 Personen


Zur Ausstattung

Der mittlere Konferenzraum bietet genügend Platz für Besprechungen von kleineren Teams und Schulungen.

Für die Ausstattung dieser mittelgroßen Räumlichkeit, sollten die folgenden Aspekte beachtet werden, um eine reibunglose Videokonferenz zu gewährleisten: 

Die Videolösung sollte sicherstellen, dass auch entfernt sitzende Teilnehmer von der Kamera erfasst werden. Damit alle Teilnehmerstimmen in angemessener Lautstärke übertragen werden, sorgen zusätzliche Mikrofone für einen besseren Klang.  

Aber auch die Lichtverhältnisse und die Raumakustik spielen eine große Rolle: Glatte Flächen reflektieren den Schall, helle Beleuchtung und große Fensterflächen erschweren die Gesichtserkennung.

Geeignet für: mittlere Räume, Teambesprechungen, Schulungen

Meeting-Teilnehmer: 7-12 Personen


Zur Ausstattung

Für die Größe eines Konferenzraumes gibt es fast keine Grenzen. Aufgrund der technischen Empfehlung beschränken wir uns hier aber auf eine Größe für bis zu 25 Personen. 

Auch bei der Ausstattung eines großen Konferenzraumes sollten bestimmte Aspekte berücksichtig werden: Um den Vortragenden auch in der letzter Reihe zu erkennen, sollte die Videokonferenzlösung für die Raumgröße ausgerichtet sein. Große Displays und hochauflösende Kameras mit vielfach optischem Zoom sorgen für eine außergewöhnliche Bildqualität. Mikrofone mit einer großen Reichweite gewährleisten einen optimalen Klang und können durch eine 360°-Abdeckung störende Hintergrundgeräusche ausblenden.  

Geeignet für: große Räume, Tagungen, Seminare

Meeting-Teilnehmer: 13-25


Zur Ausstattung

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Ausstattung für den Huddle Room:

Da es sich bei einem Huddle Room um einen kleinen Raum bzw. eine kleine Bürofläche handelt, bedarf es einer perfekt darauf ausgerichteten Technik. Um für spontane Meetings optimal ausgestattet zu sein empfehlen wir eine Kamera mit breitem Sichtfeld. Für eine rundherum optimale Verständigung sorgt ein Speaker mit seiner 360°-Mikrofonabdeckung. Dieser lässt sich schnell mit Laptop, Smartphone oder Tablet über USB oder Bluetooth verbinden.

Die folgenden Produkte sind perfekt für den Huddle Room geeignet: 

Ausstattung für mittlere Konferenzräume: 

Bei mittleren Konferenzräumen sollten größere Displays verwendet werden, damit  alle Teilnehmenden den Inhalten folgen können. Die Videolösung sollte außerdem sicherstellen, dass die Teilnehmer:innen klar zu erkennen sind. Für eine hervorragende Audioqualität können Mikrofone mit einem weiten Aufnahmebereich und Störgeräuschunterdrückung sorgen.

Die folgenden Produkte sind perfekt für den mittleren Konferenzraum geeignet: 

Ausstattung für große Konferenzräume

Damit eine Videokonferenz in großen Konferenzräumen erfolgreich abgehalten werden kann, sollten große Displays und hochauflösende Kameras verwendet werden, die eine hohe Bildqualität gewährleisten. Durch Zusatzmikrofone mit hoher Reichweite und 360°-Mikrofonabdeckung werden alle Stimmen glasklar wahrgenommen. 

Die folgenden Produkte sind perfekt für den großen Konferenzraum geeignet: 

Kleines Videokonferenz ABC

Jeder Konferenzraum hat seine eigenen akustischen Gegebenheiten. Im Homeoffice sind es oft Geräusche von außen, die die Konzentration am Schreibtisch stören. Familienmitglieder, die nicht wissen, dass Sie sich gerade in einem Videomeeting befinden, der Nachbar von nebenan, der gerade seinen Rasen mäht.

Hier helfen Headsets mit ANC (Active Noise Cancelling) sich weiterhin auf das Meeting und die Arbeit zu konzentrieren. Auch bei Huddle Spaces sollte gewährleistet sein, dass andere nicht im Vorbeigehen erfahren, worum es im Meeting geht und dass die Umgebungsgeräusche das Meeting nicht stören. Hier helfen mobile Trennwände, die auch den Schall absorbieren und entsprechend leicht passend positioniert werden können.

Auch bei größeren Räumen sollten Sie auf schallabsorbierende Einrichtungsmaterialien achten wie Teppichboden und Gardinen. In neueren Gebäuden findet man häufig große Glasfronten und Betonwände und -decken. Der Schall wird nicht absorbiert und es kommt zu Halleffekten. Hier kann man sowohl an der Decke als auch an den Wänden mit Akustikpaneelen arbeiten, um den Schall stärker zu absorbieren.

Richten Sie die Kamera möglichst nicht auf Außenfenster und vermeiden Sie starke Sonneneinstrahlung in Ihrem Meetingraum. Es können scharfe Kontraste entstehen und das Motiv (z.B. beim Speakertracking) kann verdunkelt werden.

Sorgen Sie für eine gleichmäßige Beleuchtung, verwenden Sie wenn möglich Jalousien oder Gardinen.

Egal ob Sie Microsoft Teams, Zoom, Webex, GoToMeeting oder andere Plattformen für Ihre Videokonferenzlösung benutzen, Sie brauchen für die Anwendung immer einen Computer. Sie haben hier drei Möglichkeiten:

  • BYOD (Bring your own device): Hier bringt einer der Konferenzteilnehmenden den eigenen Laptop mit in den Konferenzraum, schließt ihn über Kabel an die Videobar an und startet die Konferenz von seinem Laptop aus.
  • Computer im Konferenzraum: Hier wird ein Computer (meist ein Mini-PC) im Konferenzraum installiert, über den die Video-Software gestartet wird.
  • All-in-one-Gerät: Im Konferenzraum werden Videokonferenzeinrichtungen mit eigener Rechenleistung installiert, die die Videokonferenz starten. Oft wir hier mit einem Touch Controller gearbeitet, von dem aus man die Konferenz "auf Knopfdruck" starten kann. Allerdings funktionieren diese Geräte i.d.R. nur mit einer Video Plattform.
  • BYOM (Bring your own meeting): Diese Art der Videokonferenz wird gern spontan in kleinen Gruppen genutzt. Man trifft sich kurz online, um ein schnelles Ergebnis zu erzielen oder Problem zu lösen. Hier wird gern die selbst bevorzugte Videoplattform (z.B. Microsoft Teams, Zoom u.a.) verwendet. Die Teilnehmenden profitieren zwar von der Ausstattung des Konferenzraums, ignorieren jedoch die bereitgestellte Videoplattform.

Kleine Räume bieten häufig nur Platz für einen Bildschirm. Dieser sollte aber groß genug sein, damit die Konferenzteilnehmer und der gezeigte Inhalt gut erkennbar sind. In größeren Räumen bietet sich oft die Möglichkeit, zwei Bildschirme zu installieren. So können auf dem einen Bildschirm die Remoteteilnehmer, auf dem anderen dagegen der Inhalt gezeigt werden.

Bei der Installation der Displays sollte man beachten, dass die Kamera möglichst in Augenhöhe installiert wird und das Display nicht zu hoch hängt. Wird die Kamera über dem Display installiert, empfiehlt es sich, das Display so zu installieren, dass dessen Unterkante auf Höhe der Tischkante ist.
 
Microsoft geht neuerdings bei seiner Bildschirm-Aufteilung in den Microsoft Teams Rooms neue Wege. Hier wird der Content in der Mitte präsentiert, die Konferenzteilnehmer befinden sich am unteren Rand des Bildschirms und damit bei entsprechender Installation des Displays auf Augenhöhe mit den Teilnehmern im Konferenzraum. Rechts und links vom Inhalt befindet sich der Chat, die Agenda etc.. Bei dieser Anordnung wird jedoch deutlich: je größer das Display desto besser.

Niemand mag ein Kabelgewirr auf seinem Konferenztisch. Daher kommt immer wieder die Frage: Geht das nicht auch ohne Kabel?

Leider nein. Auch wenn es Content Sharing Systeme gibt, die kabellos funktionieren, benötigen doch viele Produkte eine Kabelverbindung und z.T. auch eine Stromversorgung. Hier ist dann ein planvolles Kabelmanagement gefragt.

Kann man z.B. Kabel unter dem Besprechungstisch verlegen? Gibt es die Möglichkeit, Anschlussdosen in die Tischplatte einzulassen? Wo kann man Kabelkanäle verlegen bzw. gibt es vorhandene Kabelkanäle, die genutz werden können? Wenn Kabel über den Fußboden verlegt werden, ist unbedingt darauf zu achten, dass keine Stolperfallen entstehen. Hier bieten sich Leitungsführungskanäle an. 

Die Kamera ist das Zentrum einer Videokonferenz. Daher sollte sie so platziert sein, dass alle Konferenzteilnehmer im Raum auch von ihr erfasst werden. Prüfen Sie, wieviel groß das Sichtfeld ist. I.d.R. wird es als FOV - Field of View in Grad angegeben. Manche Hersteller unterscheiden noch zwischen HFOV (Horizontal Field of View) und DFOV (Diagonal Field of View).

Im Homeoffice reicht eine Sichtweite von 90o. Der Meetingteilnehmende steht hier im Fokus, vom Raum hinter ihm ist nicht viel zu sehen. In größeren Räumen werden Kameras mit größerem Aufnahmewinkel benötigt, um alle Teilnehmenden zu erfassen. Kameras bieten hier entweder 120° bis 123° oder auch 180° Sichtfeld.

Die Kamera sollte nach Möglichkeit in Augenhöhe der Konferenzteilnehmer installiert werden. Werden eine separate Kamera und zwei Displays verwendet, bietet es sich an, die Kamera zwischen den beiden Displays zu installieren. Hier sollte man darauf achten, dass eine PTZ-Kamera verwendet wird, diese haben eine Schwenk-, Neige sowie eine Zoom-Funktion.

Bei größeren Konferenzräumen ist es auch von Vorteil, wenn das verwendete Videokonferenzsystem über ein Group Framing (es werden alle Personen im Raum erfasst) und ein Speaker Tracking  (nur der Sprecher steht im Fokus) verfügt.

All-in-One Videokonferenzsysteme verfügen über integrierte Lautsprecher und Mikrofone. Überprüfen Sie anhand des Datenblattes die Mikrofonreichweite, ob sie für Ihre jeweilige Raumgröße ausreichen. Bei einigen Videokonferenzsystemen wird die Beamforming-Technologie eingesetzt, bei der sich das Mikrofon automatisch auf die Tonquelle fokussiert und Nebengeräusche ausblendet. Bei vielen Systemen kann die Mikrofonreichweite durch Erweiterungsmikrofone erweitert werden.

Bei größeren Räumen mit bis zu 20 oder mehr Teilnehmenden sollte man überlegen, ob Systeme mit separater Kamera und der Möglichkeit, erweiterbare Audiogeräte anzuschließen, nicht sinnvoll wären.

Niemand möchte während eines Meetings gestört werden oder durch das ganze Unternehmen laufen, um einen Konferenzraum zu suchen, wenn ein spontanes Meeting ansteht.

Ein Raumbuchungssystem bietet die Möglichkeit, direkt mit der Einladung an die Konferenzteilnehmer auch den Raum direkt zu buchen. Für spontane Meetings kann ein Raum direkt am Display gebucht werden. So vermeidet man Doppelbelegungen. Zusätzliche Sensoren im Raum erfassen Bewegungen. Ein Raum wird dann automatisch nach einer bestimmten Zeit wieder frei gegeben, wenn niemand den Raum betritt. So werden "Geistermeetings" vermieden.

Hier gibt es unterschiedliche Systeme. Die einen benötigen eine Stromversorgung und LAN-Anschluss, andere nutzen langlebige Akkus (bis zu 3 Jahren) und WiFi-Verbindung.

Mehr Infos

Ein an das Videokonferenzsystem angeschlossener Touch Controller ermöglicht das Starten der Videokonferenz auf Knopfdruck. Er ist über ein Kabel (für Strom und Daten) mit dem Konferenzsystem verbunden und zeigt auch weitere Steuerungsoptionen an.

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